סינון וסיווג מיילים ויצירת תיקיות

שלב ראשון

🗂️ארגון תיבת הדואר –outlook

שמירה על תיבת דואר מסודרת עוזרת למצוא מיילים חשובים במהירות ולשמור על ריכוז. הנה איך עושים את זה:

יצירת תיקיות חדשות

• בתפריט הצדדי של Outlook (בצד שמאל), רחפו עם העכבר מעלInbox /דואר נכנס או כל תיקיה אחרת.
• לחצו עלקליק ימני ובחרו /New Folder תיקיה חדשה.
• תנו שם לתיקיה (למשל: "קורס אנגלית", "מיילים חשובים") ולחצו Enter .

💡 ניתן ליצור תיקיות בתוך תיקיות – למשל תיקיה לכל קורס, ובתוכה תיקיות לפי סמסטר.

שלב שני

העברת מיילים לתיקיות

• גררו את ההודעה הרצויה מה-Inbox אל התיקיה שיצרתם.
• או: סמנו את ההודעה, לחצו עלMove to /העבר אל ובחרו את התיקיה.

שלב שלישי

סינון מיילים  (Filters)

בראש תיבת הדואר, לחצו על Filter/סינון או Sort/מיון

בחרו לפי הקטגוריה לפיה תרצו לסנן או למיין.

שלב רביעי

שימוש בכרטיסיות ודגלונים

סימון מייל בקטגוריה צבעונית:

• רחפו עם העכבר מעל ההודעה שברצונכם לסווג.
• לחצו על קליק ימני על ההודעה.
• בחרו באפשרות/Categorize סיווג

• בחרו צבע מהרשימה (למשל: כחול, ירוק, אדום).

*להגדרת נושאים לכל כרטיסייה, בתפריט של Categorize /סיווג, בחרו באפשרות של all Categories/כל הקטגוריות ->בחרו בהוספת קטגוריה חדשה, או שינוי שם לקטגוריה קיימת -> בחרו שם לאותה הקטגוריה (מיילים חשובים, להמשך טיפול, וכו'..)

שלב חמישי

שימוש בדגלונים:

• רחפו עם העכבר מעל ההודעה בתיבת הדואר.
• לחצו על סמלהדגל (🚩) שמופיע בצד ימין, וההודעה תסומן.

בכדי להסיר את הסימון של הדגל, ניתן ללחוץ עליו והוא יהפוך לסימון ✔️.